Dagboeken
Bij een vereenvoudigde boekhouding (ook wel enkelvoudige boekhouding genoemd) hou je een dagboek van inkomsten bij, een dagboek van uitgaven, een financieel dagboek en een inventaris.
- Dagboek van ontvangsten: zonder uitstel worden alle verkoopfacturen die de vzw uitschrijft en alle andere ontvangsten van de vzw hierin opgenomen: lidgelden, schenkingen, subsidies, verkopen
- Dagboek van uitgaven: zonder uitstel worden alle inkomende facturen (plus bewijsstukken) en alle andere uitgaven hierin opgenomen: aankopen van goederen, aankoop van diensten, bezoldigingen
- Financieel dagboek: het bijhouden van alle ontvangen en verstuurde betalingen die al dan niet gelinkt zijn met een geregistreerde ontvangst of uitgave.
- Inventaris: één keer per jaar wordt een lijst van alle bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen opgesteld.
De ontvangsten moeten verplicht worden opgesplitst in vier categorieën
Op het einde van het jaar moet een vzw een jaarrekening opstellen waarin alle ontvangsten worden toegekend aan één van de volgende vier wettelijke categorieën:
- Lidgelden: dit zijn de bedragen die door de leden betalen op lid te worden van de vzw.
- Schenkingen en legaten: een schenking is een overeenkomst waarbij de schenker bij leven gratis een goed afstaat aan de vzw. Een legaat is daarentegen een schenking per testament. Enkel geldelijke schenkingen en legaten worden opgenomen in de staat van ontvangsten en uitgaven. Let op! Sponsoring is geen schenking omdat bij sponsoring een tegenprestatie wordt verwacht. Meestal is dit publiciteit.
- Subsidies: dit is de financiële steun die de vzw krijgt van een overheid of een niet-commerciële organisatie zoals de Koning Boudewijnstichting.
- Andere ontvangsten: dit zijn de ontvangsten die niet onder de voorgaande rubrieken vallen.
De uitgaven moeten verplicht worden opgesplitst in vier categorieën
Ook alle uitgaven moeten worden toegekend aan één van de volgende vier wettelijke categorieën in de jaarrekening van de vzw:
- Goederen en diensten: dit zijn de goederen en diensten die een vereniging aankoopt met de bedoeling die terug te verkopen. Een voorbeeld is bv de aankoop van dranken voor verkoop in een kantine. Daarnaast kan je onder deze wettelijke rubriek ook alle aankopen opnemen voor goederen of diensten die gebruikt worden ter realisatie van het maatschappelijk doel en die niet verkocht worden. Bv. federatieonkosten bij een sportclub.
- Bezoldigingen: hier vallen de uitgaven onder die rechtstreeks verband houden met het personeel van de vzw. Of met andere woorden, alle bezoldigingen van iedereen die geen eigen ondernemingsnummer heeft en dus geen factuur kan bezorgen voor geleverde diensten.
- Diensten en diverse goederen: dit zijn goederen en diensten die je aankoopt voor de goede werking van de vzw, maar die niet rechtstreeks ter realisatie van het maatschappelijk doel gemaakt worden (bv. zoals huur, water, elektriciteit, drukwerk, ...)
- Andere uitgaven: dit zijn de uitgaven die niet onder de voorgaande rubrieken vallen.
Het voeren van een boekhouding geen exacte wetenschap.
Neem alle uitgaven zeker op onder één van de vier wettelijke uitgaven rubrieken. Ben je niet zeker, laat de betreffende uitgave dan zeker niet weg uit je boekhouding. Uiteraard gaat dit ook op voor de ontvangsten.
Doe dit op een consequente manier. Eens je een bepaalde uitgave onder een bepaalde wettelijke rubriek plaatst, hou je hier best aan vast.
Het is ook zeker toegelaten om deze rubrieken verder op te delen in subcategorieën indien dit je helpt om een beter overzicht op de uitgaven te houden.
