Van start met Penningmeester: BTW aangifte
Dit is de laatste les in een serie van lessen die u op weg zullen helpen om alle functionaliteiten van Penningmeester volledig te begrijpen.
10
Het doel van deze eerste les is om u een globaal overzicht te geven van wat werken met Penningmeester inhoudt. De volgende lessen gaan in detail in op de meest voorkomende vragen.
Met Penningmeester voer je een vereenvoudigde boekhouding. Dit betekent dat al de ontvangsten en uitgaven van uw vzw dagelijks moeten worden bijhouden. Daarnaast moet er ook één keer per jaar een inventaris worden opstellen. Dit is een lijst van alle bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen die de vzw heeft.
Een vzw kan verschillende soorten ontvangsten hebben: lidgelden, schenkingen, subsidies, sponsoring, verkopen,...
Om een ontvangst geldig in een boekhouding te verwerken zijn er twee mogelijkheden. Ofwel stel je een factuur op. Ofwel neem je deze verkoop op in je dagontvangstenboek. Bij particuliere klanten heb je de keuze. Maar voor verkopen aan zelfstandigen of bedrijven ben je in principe verplicht een factuur op te stellen.
Een nieuwe factuur opstellen doe je via menu het 'Ontvangsten' > 'Nieuwe factuur'. Eén keer de factuur is opgesteld zal Penningmeester deze automatisch als een ontvangst opnemen in jouw boekhouding.
De ontvangsten waarvoor geen factuur wordt uitgereikt, neem je dagelijks op in jouw dagontvangstenboek. Indien je jouw dagontvangstenboek digitaal bijhoudt in Penningmeester doe je dit via het menu 'Verkopen' > 'Nieuwe dagontvangst'.
Alle ontvangsten verschijnen na registratie in een overzichtsscherm welke u kan vinden onder het menu 'Ontvangsten' > 'Overzicht ontvangsten'. Nadat u een ontvangst registreert moet u ook nog aangeven op welke manier deze ontvangen werd. (Bv. in cash of op een bankrekening). U kan deze wijze van betaling registreren direct na ingaven van de ontvangst of op een later ogenblik door in het overzichtsscherm in de kolom "status" op "boek betaling" te klikken.
Het boeken van uitgaven is zeer gelijkaardig aan het boeken van ontvangsten. Onder het menu 'Uitgaven' vindt u gelijkaardige schermen. Na de registratie van moet u, net zoals bij ontvangsten, aanduiden wanneer en hoe deze betaald werd in het overzichtsscherm.
Een derde menu betreft 'Geldrekeningen'. Hier wordt het saldo van de bankrekening(en), de beschikbare cash en het overzicht van een eventuele kredietkaart bijgehouden. Telkens als je de betaling van een ontvangst of uitgave registreert zal Penningmeester automatisch het saldo wijzigen. Via menu 'Geldrekeningen' > 'Transfer tussen rekeningen' kan je Penningmeester laten weten dat je cash geld gestort of opgenomen hebt van je rekening, of dat je een overschrijving maakt tussen de verschillende rekeningen van de vzw.
Elk kwartaal moet u een BTW aangifte indienen indien de vzw niet vrijgesteld is van BTW. Penningmeester stelt deze BTW aangifte automatisch op op basis van de ingevoerde ontvangsten en uitgaven. Deze aangifte vindt u onder menu 'BTW' > 'Kwartaalaangifte'. Jaarlijks moet u ook een klantenlisting doorgegeven aan de BTW dienst en deze vindt u onder menu 'BTW' > 'Jaarlijkse klantenlisting'. In het uitzonderlijke geval dat de vzw ontvangsten heeft van EU bedrijven buiten België (bv een Nederlands bedrijf dat sponsort) moet u ook een Intracommunautaire opgave doorsturen aan de BTW dienst. Deze kan u ook onder het BTW menu vinden.
Verder moet u elk kwartaal nakijken of de VZW naar aanleiding van haar BTW-aangifte BTW moet doorstorten aan de staat. Dit kan u doen via het menu 'BTW' > 'Betaling BTW'. Via dit scherm kan u deze betalingen ook opnemen in uw boekhouding.
Elk jaar moet een vzw een jaarrekening neerleggen volgens een vast formaat. Deze jaarrekening vindt u terug via het menu 'Jaarrekening' > 'Jaarrekening'. De waarden in de jaarrekening zijn slechts correct nadat u alle ontvangsten en uitgaven van de vzw heeft geregistreerd in Penningmeester en ook de inventaris heeft ingevuld.
Één keer per jaar moeten alle bezittingen, schulden, rechten en plichten van de vzw worden ingevuld in de inventaris die u terugvindt via het menu 'Jaarrekening' > 'Inventaris'. Penningmeester vult reeds enkele items voor u in zoals de stand van de geldrekeningen en investeringen die werden aangekocht en worden afgeschreven. U moet zelf deze inventaris nog verder aanvullen. Een samenvatting van de inventaris wordt opgenomen in de jaarrekening
De resultatenrekening toont een samenvatting van de ontvangsten en uitgaven van de vzw en de eventuele winst of verlies per boekjaar. Alle bedragen in de resultatenrekening worden getoond excl. aftrekbare BTW. Een samenvatting van de resultatenrekening wordt opgenomen in de jaarrekening.
