Van start met Penningmeester: BTW aangifte
Dit is de laatste les in een serie van lessen die u op weg zullen helpen om alle functionaliteiten van Penningmeester volledig te begrijpen.
10
Dit is een tweede les een serie van lessen die u op weg zullen helpen om alle functionaliteiten van Penningmeester volledig te begrijpen.
In deze les gaan we dieper in op het menu 'Ontvangsten' in Penningmeester.
Een factuur opstellen doe je via het menu 'Ontvangsten' > 'Nieuwe factuur'. Eén keer de factuur is opgesteld zal Penningmeester deze automatisch als een ontvangst opnemen in jouw boekhouding. Bij zakelijke klanten is het verplicht een factuur op te stellen. Bij ontvangsten van particulieren en leden mag je kiezen. Alle ontvangsten waarvoor je geen factuur opstelt moet je opnemen in jouw dagontvangstenboek. Daarom kan het vaak sneller zijn om bij elke ontvangst een factuur op te stellen. Zo weet u bovendien welke persoon wat betaald heeft. Wij raden dan ook aan zoveel mogelijk te werken met facturen ook als dit niet verplicht is.
Bij zakelijke klanten ben je verplicht een BTW nummer in te voeren. Indien je het BTW nummer niet kent moet je als type klant "Particulier (of instelling zonder BTW nummer)" aanduiden. Voor bestaande klanten moet de klanteninformatie niet opnieuw worden ingevoerd. Het volstaat de klantennaam te selecteren in het uitklapbare invoerveld.
Nadat u op de knop 'Factuur aanmaken' heeft geklikt bestaat de mogelijkheid om de factuur af te drukken of deze door Penningmeester per email te laten versturen. Wanneer Penningmeester per email de factuur verstuurd wordt er bijgehouden wanneer de klant de laatste keer de factuur bekeken heeft. Zo kan u opvolgen of de factuur goed ontvangen werd.
Er is ook de mogelijkheid om de pdf versie van de factuur als een bijlage aan de email te hangen en bij het niet betalen van de factuur automatisch een herinneringsemail te laten verzenden bij verstrijken van de betalingstermijn.
Alle ontvangsten waarvoor je geen factuur opstelt moeten worden opgenomen in het dagontvangstenboek. Klassiek is dit een papieren boek maar sinds enkele jaren is het ook mogelijk zo'n boek digitaal bij te houden. Penningmeester biedt dit aan.
Je kan jouw dagontvangsten in jouw digitale dagontvangstenboek invoeren via het menu 'Ontvangsten' > 'Nieuwe dagontvangst'. Let op! De wetgeving rond digitale dagontvangsten is streng. Zo moet de software die je gebruikt het onmogelijk maken om ingevoerde informatie later te verwijderen of aan te passen. Jouw dagontvangsten in Excel bijhouden mag dus niet. Het Penningmeester digitale dagontvangstenboek voldoet aan alle wettelijke bepalingen.
In het dagontvangstenboek vul je elke dag minstens het totaalbedrag aan ontvangsten zonder factuur in. U mag elke ontvangst ook apart in het dagontvangstenboek opnemen indien dit u helpt om het overzicht te bewaren. Daar is één belangrijke uitzondering op: verkopen ter waarde van 250 euro of meer moet je verplicht apart opnemen.
Als je een dagontvangstenboek gebruikt moet je verplicht elke dag een bedrag invoeren. Op dagen zonder ontvangsten moet je dus nul euro invoeren. Best een werkje indien je slechts sporadisch ontvangsten hebt. Hier zijn twee oplossingen voor:
Wat nu als je een fout hebt gemaakt of je hebt een verkoop in jouw dagontvangstenboek opgenomen voor een klant die nadien toch een factuur van de verkoop wilt ontvangen?
Eens een bedrag is opgenomen in jouw dagontvangstenboek kan je deze nooit meer verwijderen. Je moet in zo'n geval een extra correctie toevoegen door in jouw dagontvangstenboek op de knop naast de dagontvangst die je wilt corrigeren te klikken. De oude, foutieve versie, van jouw dagontvangst zal dan doorstreept worden maar wel zichtbaar blijven en de correcte versie zal eronder verschijnen.
Het kan zijn dat jouw facturen buiten Penningmeester worden opgesteld of dat je jouw dagontvangstenboek op papier bijhoudt. In dit geval kan je deze verkopen in Penningmeester opnemen door in het overzichtsscherm de knop 'Overige verkoop' te gebruiken.
In dit scherm vindt u een overzicht van alle ontvangsten die in de boekhouding zijn opgenomen. Ontvangsten waarvoor u reeds een wijze van betaling geregistreerd heeft worden onder kolom 'Status' als groen aangeduid, anders als rood. U kan de wijze van betaling registreren door over de rode bol te gaan en hierop te klikken. Verkopen worden in de BTW aangifte en jaarrekening opgenomen ongeacht of zij reeds betaald werden of niet.
Een creditnota is niets anders dan een “negatieve factuur”. U laat een klant weten dat de VZW hem zal betalen i.p.v. de klant de VZW moet betalen. Creditnota’s worden typische gebruikt om fouten op reeds verstuurde facturen recht te zetten. U zal deze functie dan ook maar zelden gebruiken. Het opstellen van een creditnota is 100% gelijk aan het opstellen van een factuur. Creditnota's worden ook opgenomen in lijst van de verkopen maar dan met een negatief bedrag en rode kleur.
